Regolamento biblioteca

Biblioteche francescane Provinciali

Titolo I

Natura, finalità e tipologia delle Biblioteche

Art. 1

  1. Ai sensi dell’ordinamento civile e canonico, l’Ente Provincia di San Michele Arcangelo dei Frati Minori di Puglia e Molise (C.F. 80002950717) è proprietario e responsabile delle tre Biblioteche francescane Provinciali dei Frati Minori di Puglia e Molise, cioè della:
  • Biblioteca “P. Antonio Fania” c/o il convento di S. Matteo – via Convento s.n.c. – 71014 San Marco in Lamis (FG),
  • Biblioteca “P. Dionisio Piccirilli” c/o il convento di S. Giovanni dei Gelsi – via S. Giovanni, 436 – 86100 Campobasso (CB)
  • Biblioteca “Madonna della Vetrana” c/o il convento Madonna della Vetrana – Strada Comunale Convento, 40 – 70013 Castellana Grotte (BA).
  1. Le Biblioteche Provinciali, istituite da apposito Decreto del Ministro Provinciale (Prot. Nr. 1810/529-SP – Nr. 1810/530-SP – Nr. 1810/531-SP, rispettivamente), sono costituite dalle raccolte ordinate di documenti manoscritti, stampati, digitali, o elaborati con altro mezzo.
  2. Delle Biblioteche è parte integrante, oltre all’Archivio Storico conventuale, il patrimonio culturale delle collezioni artistiche, archeologiche, liturgiche, devozionali, ecc., che esse curano e raccolgono.
  3. Le Biblioteche nascono e si sviluppano come servizio che la Provincia offre ai Frati, agli studiosi e a chiunque sia interessato.
  4. Le Biblioteche, in quanto beni culturali, sono accessibili anche agli studiosi esterni, secondo le disposizioni qui contenute.
  5. Le Biblioteche si configurano sia come biblioteche di conservazione, che come biblioteche vive e di aggiornamento dotate anche di fondi bibliografici speciali.

 

Responsabili

Art. 2

  1. Le Biblioteche sono di particolare rilevanza per il patrimonio posseduto e il servizio offerto. Esse sono state individuate come punti di riferimento centrale per il sistema bibliotecario della Provincia francescana di Puglia e Molise.
  2. Le Biblioteche sono aperte alla consultazione in un numero di giorni e di ore stabilmente determinato dalle singole fraternità locali.
  3. I Direttori delle Biblioteche sono eletti per tre anni dal Congresso Capitolare e, fuori di questo, dal Definitorio Provinciale, tra i Frati dotati di specifiche competenze e adeguata preparazione umanistica e teologica.
  4. La Provincia può nominare eventuali Responsabili distinti per ogni settore (es. Archivio conventuale, Museo, ecc.). Essi fanno parte del Consiglio della Biblioteca.
  5. I Bibliotecari delle Biblioteche Provinciali sono coordinati dal Coordinatore delle Biblioteche Provinciali d’intesa con il Responsabile Provinciale per i Beni Culturali.
  6. È conveniente che i Direttori delle Biblioteche siano soci dell’Associazione dei Bibliotecari Ecclesiastici Italiani (A.B.E.I.) e dell’Associazione Italiana Bibliotecari (A.I.B.), e partecipino alle loro attività.

 

Titolo II

Ordinamento interno

Acquisizione e confluenza di fondi diversi

Art. 3

  1. Le Biblioteche incrementano il proprio patrimonio attraverso acquisti, donazioni, scambi, conferimento ex officio di fondi librari dipendenti da luoghi, persone o uffici connessi al soggetto proprietario, cioè alla Provincia in tutte le sue articolazioni.
  2. All’atto dell’acquisizione i singoli volumi sono contrassegnati con il timbro o altro marchio indelebile della Biblioteca, evitando in ogni caso alterazioni e danneggiamenti; sono altresì registrati nell’apposito registro di ingresso con l’annotazione del numero progressivo e della provenienza.

 

Art. 4

  1. Le Biblioteche dei conventi, dei Frati, e delle altre istituzioni della Provincia francescana che per qualunque motivo cessino l’attività, se non esistono altre disposizioni, sono trasferite per intero alle Biblioteche Provinciali, le quali ne avranno cura e, per quanto possibile, ne manterranno l’integrità.
  2. È auspicabile che le aggregazioni laicali, i movimenti, i gruppi informali e i fedeli che svolgono particolari mansioni nell’ambito delle attività della Provincia Francescana non disperdano il proprio patrimonio librario, disponendo che, a tempo debito, esso confluisca in una delle Biblioteche suddette che ne avrà cura e, per quanto possibile, ne manterrà l’integrità.
  3. Con l’assenso dei Superiori, è possibile collocare presso le Biblioteche, in tutto o in parte, in deposito temporaneo o permanente, patrimoni librari di altre istituzioni o enti ecclesiastici, o di privati cittadini, nel caso in cui lo si ritenga necessario per motivi di sicurezza o per facilitarne la consultazione. In tal caso, sia redatto un verbale, con allegato un dettagliato inventario del materiale consegnato, nel quale si annoti che nulla viene mutato quanto alla proprietà dei fondi depositati.

 

Art. 5

I fondi librari aventi carattere storico di particolare specializzazione o di pregio, debitamente contrassegnati, non devono essere mescolati, per quanto possibile, con quelli della biblioteca ricevente, né con quelli di altre raccolte librarie in deposito.

 

Cataloghi

Art. 6

  1. I testi conservati nelle Biblioteche Provinciali devono essere catalogati utilizzando i mezzi e i metodi di catalogazione e di ricerca offerti dall’informatica usando gli strumenti concordati tra la C.E.I. e il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (cf. art. 5, comma 3 dell’Intesa), in ogni caso secondo gli standards richiesti dal Polo Bibliotecario di appartenenza.
  2. Non è conveniente procedere ad una catalogazione unicamente interna o locale.
  3. Se nelle Biblioteche si rinvengono tracce di precedenti classificazioni e catalogazioni, si abbia cura di annotarne le caratteristiche e l’estensione al fine di documentarne la storia, l’evoluzione e la provenienza dei fondi.
  4. Ferma restando la loro attuale collocazione, è compito delle Biblioteche Provinciali inventariare e catalogare i fondi librari in uso dalle diverse Case e Uffici della Provincia (per esempio di Santuari, Segreteria, Centro Missionario, Centro Vocazionale, Postulazione delle Cause dei Santi, ecc.) o dai singoli Frati. Si procede alla catalogazione bibliografica dei fondi dei singoli religiosi unicamente su richiesta del Governo Provinciale.

 

Aggiornamento, conservazione, restauro e scarto

Art.7

  1. Nei limiti del possibile il patrimonio bibliografico deve essere costantemente aggiornato, avendo particolare riguardo alle pubblicazioni inerenti alla specializzazione o all’indirizzo delle singole Biblioteche, e alle opere di più frequente consultazione.
  2. Le Biblioteche acquisiscono copia delle diverse edizioni o ristampe delle opere di autori legati al soggetto proprietario. Inoltre, la Biblioteca di S. Matteo, in quanto sede dell’Archivio Storico Provinciale, acquisisce copia di tutte le pubblicazioni concernenti la storia dell’Ordine francescano e dei conventi della Puglia e del Molise, nonché di tutte le opere teologiche, filosofiche, letterarie, ecc., pubblicate dai Frati della Provincia.

 

Art. 8

  1. Le Biblioteche, con il relativo patrimonio bibliografico, documentario e storico-artistico, devono essere protette mediante sistemi antifurto, antintrusione e antincendio; l’impianto elettrico deve essere conforme alle vigenti norme di sicurezza e dotato di certificazione. In ogni Biblioteca sia predisposto il Piano di evacuazione a norma di legge. Ogni Biblioteca abbia adeguata copertura assicurativa.
  2. Se necessario, devono essere installate apparecchiature per la regolazione della temperatura e dell’umidità.
  3. Il materiale più prezioso dev’essere conservato in armadi di sicurezza.
  4. Dev’essere garantita la sicurezza degli utenti, facilitando l’accesso ai volumi in sala. L’uso di scale e di sgabelli è riservato al personale.

 

Art. 9

  1. In ogni Biblioteca si esegua, per quanto possibile, una riproduzione in fotografia, microfilm o formato digitale dei libri più rari e preziosi, o di parti di essi, da utilizzare per evitare l’usura degli originali, per facilitare la ricerca e per soddisfare le richieste di riproduzione.
  2. Le copie digitali dei testi siano contrassegnate col marchio o timbro delle Biblioteche proprietarie.

 

Art. 10

Si esegua periodicamente la spolveratura, la disinfezione e la disinfestazione dei libri e degli ambienti.

 

Art. 11

Si sottopongano a restauro conservativo i volumi che necessitano di tale intervento, servendosi di personale specializzato convenzionato con la Soprintendenza regionale. Effettuato il restauro, i volumi siano conservati in condizioni ambientali adatte e con le debite precauzioni.

 

Art. 12

  1. Ove si renda necessario lo scarto di volumi doppi o non pertinenti con gli interessi culturali delle Biblioteche, si eviti la loro distruzione e li si metta a disposizione di altre Biblioteche interessate, dando la precedenza alle Biblioteche francescane e alle altre Biblioteche ecclesiastiche del territorio, nel rispetto della normativa in materia di tutela del materiale antico e di particolare pregio.
  2. Qualora la distruzione si renda necessaria per motivi igienici o per grave deperimento dei pezzi, si deve avere cura, nei limiti del possibile, di riprodurre le parti superstiti a scopo di documentazione.

 

Personale

Art. 13

  1. I Direttori possono avvalersi di collaboratori Frati e laici. Se le circostanze lo richiedono, in presenza di idonea preparazione, si può ricorrere anche alla collaborazione di personale volontario.
  2. Le Biblioteche promuovono la formazione e l’aggiornamento periodico del personale, compresi i collaboratori volontari, facendo riferimento anche alle iniziative promosse ai sensi dell’art. 8, comma 2 dell’Intesa.
  3. Il personale dev’essere dotato di adeguate conoscenze del materiale librario, in modo da catalogarlo e conservarlo correttamente.

 

TITOLO III

Consultazione

Condizioni generali

Art. 14

  1. La consultazione dei volumi a scopo di studio o di ricerca è consentita con ampia libertà, adottando le necessarie cautele sia nell’ammissione degli studiosi sia nell’accesso al materiale.
  2. All’interno del Patrimonio librario i Direttori possono selezionare un insieme di documenti la cui consultazione è temporaneamente esclusa o circoscritta a ricerche altamente specialistiche ovvero al personale dell’ufficio o del soggetto proprietario.
  3. Eventuali sospensioni del servizio di consultazione devono essere notificate per tempo.

 

Art. 15

Nei locali delle Biblioteche sono opportunamente distinti la sala di consultazione, la direzione, i laboratori per il personale e le riproduzioni, e gli ambienti di deposito. La sala di studio, accessibile all’utenza, dev’essere accuratamente sorvegliata.

 

Art. 16

  1. Per accedere alle Biblioteche occorre compilare l’apposito modulo di ammissione, specificando le generalità, il numero del documento di identità valido, l’indirizzo e il recapito telefonico e di posta elettronica, nonché il tipo di materiale che si intende consultare. La domanda è valutata e accettata dalla direzione. L’utente è tenuto a comunicare eventuali variazioni dell’indirizzo e dei recapiti. I dati personali sono trattati nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di Privacy.
  2. L’utente che chiede di accedere alle Biblioteche deve prendere visione delle Norme Disciplinari che regolano l’accesso, la consultazione e i servizi, e impegnarsi a osservarne integralmente le disposizioni e le successive eventuali integrazioni e/o modifiche, notificate mediante semplice affissione nei locali di ciascuna Biblioteca.
  3. L’ammissione degli studiosi alla consultazione, che deve essere in ogni modo facilitata, è comunque riservata al responsabile della singola Biblioteca, il quale valuta le domande sulla base dei requisiti del richiedente. La consultazione può essere negata quando vi siano pericoli per la conservazione dei documenti.
  4. L’utente si impegna a consegnare alla rispettiva Biblioteca una copia delle pubblicazioni da lui prodotte con riferimento al materiale conservato presso la stessa. Si assicuri la dovuta riservatezza e tutela alle tesi di laurea e di dottorato depositate presso le Biblioteche.

 

Art. 17

  1. La richiesta di materiale per la consultazione si effettua mediante compilazione di apposita scheda prestampata. Il responsabile può fissare un numero massimo di pezzi consultabili giornalmente e l’orario limite oltre il quale non è più consentita la richiesta, tenendo presente il numero degli utenti presenti, l’ubicazione dei volumi, il personale di servizio disponibile al momento, ecc.
  2. L’utente che desidera proseguire la consultazione nei giorni successivi può chiedere che il materiale consultato rimanga disponibile e non venga ritirato.

 

Art. 18

La consultazione di materiale manoscritto o antico a stampa è riservata a coloro che abbiano compiuto la maggiore età e può essere soggetta a specifiche limitazioni, quali, ad esempio, la verifica delle effettive capacità del richiedente di leggerne o decifrarne il contenuto, la presentazione scritta del rispettivo docente nel caso di studenti universitari che devono condurre ricerche specifiche, il deposito di un documento di identità durante la permanenza in sala.

 

Art. 19

Il materiale archivistico posseduto dalle Biblioteca è soggetto ai vincoli di consultazione vigenti nella legislazione canonica e civile in materia di documenti d’archivio.

 

Art. 20

  1. Il materiale dato in consultazione deve essere maneggiato con cautela per prevenire ogni forma di deterioramento. Chi danneggia o smarrisce il materiale a lui affidato in consultazione o in prestito deve procurare un esemplare integro e in buone condizioni, ovvero rifondere una cifra pari al doppio del valore aggiornato del pezzo danneggiato o smarrito.
  2. Agli utenti può essere revocato l’accesso alle Biblioteche nel caso in cui dimostrino di non trattare con la debita cura il materiale in consultazione.

 

Art. 21

  1. L’utente non può accedere ai depositi librari per la ricerca e il prelievo diretto dei volumi né può avere in consultazione il medesimo manoscritto o libro antico contemporaneamente ad altro utente.
  2. Nella consultazione dei manoscritti si può fare uso solamente della matita cancellabile.

 

Art. 22

Per nessun motivo è permesso portare i volumi fuori delle Biblioteche, fatta eccezione per il prestito, quando previsto.

 

Norme Disciplinari

Art. 23

  1. Nella sala di studio e nei locali adiacenti sono prescritti il silenzio, un comportamento consono alla natura del luogo e un modo di vestire adeguato all’ambiente. È vietato fumare e consumare cibi o bevande. Prima di accedere alle sale di studio, gli utenti depositano in apposito guardaroba cappotti, soprabiti, giubbotti, borse, ombrelli e altri oggetti ingombranti.
  2. Nella sala di lettura è consentita l’attività di studio. È consentito l’uso di libri personali, che dovranno essere verificati dal personale all’ingresso e all’uscita dalla sala.
  3. È ammesso l’uso di computer e scanner portatili, tablets, apparecchi fotografici, smart phones, per i quali le Biblioteche forniscono l’energia elettrica, declinando però ogni responsabilità per eventuali danneggiamenti arrecati agli apparecchi e/o ai dati in essi contenuti dalla connessione all’impianto elettrico. I singoli utenti sono in ogni caso responsabili dei danni arrecati dai loro apparecchi a persone o a cose.

 

Servizi di riproduzione

Art. 24

La riproduzione fotostatica è ammessa in via eccezionale. Dietro compilazione di apposito modulo di domanda e nel rispetto della normativa vigente la direzione può procedere, utilizzando esclusivamente personale interno, alla riproduzione fotografica dei manoscritti, degli stampati del fondo antico e di quelli preziosi o deperibili.

 

Art. 25

  1. Le spese per la riproduzione sono a totale carico del richiedente.
  2. Se le Biblioteche non sono dotata di strumenti o di operatori in grado di effettuare le riproduzioni richieste, si può ricorrere, a giudizio della direzione, a un operatore esterno di riconosciuta competenza.

 

Art. 26

  1. Le riproduzioni di ogni tipo sono concesse esclusivamente per motivi di studio personale, con le limitazioni e nel rispetto delle norme nazionali e internazionali vigenti in materia di diritti d’autore e di proprietà.
  2. Si tutelino adeguatamente i diritti propri di ciascuna Biblioteca, richiedendo eventuali corrispettivi per i servizi resi e imponendo vincoli di utilizzo dei testi e delle illustrazioni, delle fotografie e del materiale multimediale di cui la Biblioteca ha la proprietà esclusiva.

 

Prestito

Art. 27

  1. Il materiale bibliografico e documentario della biblioteca è disponibile esclusivamente per la consultazione interna.
  2. La direzione della Biblioteca può, in casi eccezionali e di riconosciuta rilevanza, concedere il prestito del materiale bibliografico, restando esclusi i manoscritti, i libri del fondo antico, il materiale anche moderno raro e di pregio, le opere di consultazione, i periodici e il materiale d’archivio, il materiale grafico e fotografico, i dischi e il materiale multimediale. Nel caso del prestito, l’utente si deve impegnare per iscritto che non procederà alla riproduzione fotostatica del volume.
  3. Per accedere al prestito deve essere compilata apposita scheda/tessera e può essere richiesto il deposito di una somma a titolo di cauzione. La direzione fissa le condizioni e la durata del prestito. Eventuali ritardi nella riconsegna possono comportare pene pecuniarie proporzionali e, nei casi più gravi, l’esclusione dal servizio.
  4. Il prestito per mostre ed esposizioni dev’essere concesso di volta in volta, dopo aver verificato attentamente lo stato di conservazione del materiale richiesto, le garanzie di sicurezza nel trasporto e nella sede di esposizione, l’adeguata copertura assicurativa, e deve avvenire nel rispetto delle norme canoniche e civili vigenti in materia.
  5. Per l’uscita dalle Biblioteche di materiale manoscritto o a stampa anteriore al XVIII secolo è necessaria l’autorizzazione scritta del Legale Rappresentante della Provincia e dell’eventuale proprietario depositante; per il materiale dal XVIII secolo in avanti è necessaria l’autorizzazione del Direttore della Biblioteca.

 

TITOLO V

Collaborazione, iniziative collaterali e finanziamento

Art. 28

Nello svolgere il loro compito, i Direttori delle Biblioteche collaborano con il Coordinatore delle Biblioteche Provinciali. Il Coordinatore delle Biblioteche Provinciali e i  Direttori lavorano di intesa con l’Incaricato Provinciale dei Beni Culturali.

 

Art. 29

  1. Le Biblioteche promuovono periodicamente, per quanto possibile, attività (mostre, conferenze, seminari, ecc.) finalizzate a far conoscere il proprio patrimonio e la cultura del territorio di cui sono parte.
  2. Le Biblioteche collaborano con le iniziative culturali e pastorali promosse dalla Chiesa locale e con le attività programmate dalle istituzioni culturali e scientifiche presenti nel territorio.
  3. I progetti culturali delle Biblioteche sono coordinati dal Consiglio delle Biblioteche francescane Provinciali nell’ambito delle indicazioni del Congresso Capitolare o del Governo della Provincia per il triennio in corso.
  4. Nel rispetto della propria autonomia, ogni Biblioteca instaura con le altre Biblioteche esistenti sul territorio forme di collaborazione, quali, ad esempio, la condivisione dei dati catalografici, il prestito interbibliotecario, la programmazione differenziata delle acquisizioni nel caso di Biblioteche operanti nel medesimo luogo, lo scambio di doppioni, ecc.
  5. Le Biblioteche, inoltre, partecipano alle attività promosse dall’A.B.E.I. e del Polo Bibliografico di appartenenza.
  6. La Biblioteche si interessano alle iniziative proposte dagli enti locali, dalle Regioni e dal Ministero competente, ricercando un cordiale rapporto di collaborazione in conformità con le disposizioni dell’Intesa e con le direttive degli Uffici diocesani e regionali per i Beni Culturali ecclesiastici.

 

Art. 30

  1. La Provincia francescana e le Comunità locali destinano adeguate risorse al funzionamento delle Biblioteche Provinciali e alla conservazione e custodia del patrimonio librario, avvalendosi anche delle provvidenze disposte dalla C.E.I., da enti pubblici e privati, locali, provinciali, regionali, nazionali e internazionali.
  2. A tale scopo viene utilizzato anche quanto incassato dall’erogazione di servizi agli utenti e per diritti di riproduzione e da eventuali proventi derivanti dalle iniziative di cui all’Art. 29.
  3. Si promuovano gruppi o associazioni di sensibilizzazione o Amici della Biblioteca, con lo scopo, tra l’altro, di favorire donazioni da parte di privati destinate all’incremento bibliografico o al finanziamento di specifiche iniziative (come il restauro e l’acquisto di suppellettile o di materiale librario, ecc.).

      

Molfetta, 10 maggio 2018

Alessandro Mastromatteo, Ministro Provinciale

Donato Sardella, Segretario Provinciale

 

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